Annuler un voyage d’entreprise, c’est possible, mais attention au frais !

Un voyage en entreprise, c’est récurrent. Qu’il soit entrepris par le chef d’entreprise ou l’un des salariés, il est nécessaire par moment, pour rencontrer des partenaires d’affaires à l’étranger, pour participer à un salon international, un forum de niveau mondial ou à d’autres fins non moins importantes. Cependant, pour une raison ou pour une autre, il peut arriver que vous soyez amené à annuler un tel projet. Vous êtes dans un tel cas alors que vous aviez déjà pourtant réservé, et votre billet d’avion, et votre séjour ? Relax ! Il est bien possible d’annuler ces réservations. Il y a juste quelques conditions à respecter.

Aviez-vous pensé à une assurance annulation de voyage ?

L’assurance annulation de voyage en entreprise est une forme d’assurance qui vous permet de vous faire rembourser dans le cas d’une annulation de voyage pour une raison imprévisible et qui ne dépend aucunement de la volonté de la personne concernée.

A titre d’exemple, un accident domestique ou de circulation survient à quelques jours de votre vol et vous rend momentanément inapte pour un voyage. Vos collègues et vous êtes fins prêts pour partir, et deux jours avant votre date de départ, il est annoncé un attentat dans votre pays de destination.

Dans de pareilles circonstances, il serait bien dommage que l’entreprise ait perdu de cette manière les frais de billet et de réservation d’hôtel dans le cadre de votre voyage en entreprise. Si vous aviez une assurance annulation voyage, votre assureur serait celui qui endossera les frais que vous payez en guise de pénalité pour l’annulation du voyage en question.

Le montant que vaut la pénalité peut varier du moins au plus, selon l’imminence du départ. En d’autres termes, plus la date de départ est proche, plus les frais sont élevés et plus la valeur du remboursement diminue.

Quel est le barème des frais d’annulation ?

Il n’y a pas qu’un seul barème établissant la valeur des frais d’annulation en fonction du nombre de jours séparant la date d’annulation de la date de départ. Ici, nous vous présenterons celui du Syndicat National des Agents de Voyage (SNAV), puisqu’il est le plus utilisé par les agences de voyage en entreprise, surtout s’il s’agit d’une agence de voyage d’affaire. Ce barème stipule que le voyageur paiera :

• 50 euros comme frais de dossier lorsqu’il annule avant les 30 derniers jours précédant la date du voyage ;
• Le quart du montant du voyage lorsqu’il annule entre le 30^e et le 21^e jour avant la date de départ ;
• La moitié du montant du voyage lorsqu’il annule entre le 20^e et le 8^e jour avant la date de départ ;
• 75 % du montant du voyage lorsqu’il annule entre le 7^e jour avant et l’avant-veille du départ ;
• 90 % du montant du voyage lorsqu’il attend la veille pour annuler ;
• 100 % du montant du voyage en entreprise lorsqu’il attend le jour du voyage pour annuler.

Toutefois, si le billet d’avion était déjà acheté, le voyageur perd souvent la totalité du montant, peu importe l’écart entre la date d’annulation et la date de départ.

L’annulation du voyage en entreprise par la compagnie

Un voyage n’est pas annulé que sur initiative du passager. Il existe bien de cas où la décision d’annulation vient de la compagnie aérienne, même si ceux-ci sont rares. Le plus souvent, la raison est un événement inévitable et exceptionnel tel qu’une épidémie par exemple.

Lorsqu’une pareille situation survient par rapport à un vol soumis à la réglementation européenne, la compagnie a l’obligation de rembourser au passager la totalité du prix du billet. Notez qu’un vol est soumis à la réglementation européenne lorsque le point de départ ou le point d’arrivée et le siège de la compagnie sont situés dans la zone UE.

En ce qui concerne les vols internationaux, les mesures à prendre sont mentionnées dans les conditions générales de vente de la compagnie aérienne qui a émis le billet.